Betriebsübergabe Checkliste: die letzten zwölf Monate

Monat 12 bis 10: Bestandsaufnahme

Am Anfang steht keine Verhandlung, sondern eine nüchterne Inventur. Was gehört zum Betrieb, was gehört Ihnen privat, und was hängt allein an Ihrer Person. Ein Malermeister mit drei Stammkunden aus der Wohnungswirtschaft übergibt etwas anderes als ein Zulieferer mit Rahmenverträgen über fünf Jahre.

• Vermögensgegenstände auflisten: Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien, Lager, Software-Lizenzen.
• Verträge sortieren nach übertragbar, kündbar, personengebunden.
• Kunden nach Umsatzanteil ordnen. Wo mehr als ein Fünftel an einem Namen hängt, wird ein Käufer nachfragen.
• Offene Rechtsfälle, Bürgschaften und Sicherheiten zusammentragen.

Monat 10 bis 8: Zahlen sauber machen

Käufer lesen drei Jahresabschlüsse und stolpern über jede Position, die sie nicht erklären können. Der private Geländewagen im Anlagevermögen, der Beratungsvertrag mit dem Schwager, die Sonderabschreibung im vorletzten Jahr. Nichts davon ist verboten. Aber es kostet Kaufpreis, wenn es erst im Prüfungstermin auffällt.

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen bereinigen und Ausreißer schriftlich erläutern.
• Inhaberbezogene Kosten kenntlich machen, damit die tatsächliche Ertragskraft sichtbar wird.
• Bestände und Forderungen prüfen. Altlager und uneinbringliche Posten besser jetzt abschreiben.
• Steuerliche Gestaltung mit der Beratung abstimmen. Für manche Wege gibt es Behaltensfristen.

Welche Übergabewege es überhaupt gibt und was steuerlich daran hängt, steht ausführlich im Beitrag zu Steuern und Recht bei der Übergabe.

Monat 8 bis 6: Nachfolger und Datenraum

• Anonymisiertes Kurzprofil erstellen, das ein Interessent in fünf Minuten versteht.
• Ansprache über Netzwerk, Kammer, Nachfolgebörse oder Beratung starten.
• Vertraulichkeitsvereinbarung vorbereiten, bevor Zahlen das Haus verlassen.
• Datenraum strukturieren: Abschlüsse, Verträge, Personal, Genehmigungen, Versicherungen.

Monat 6 bis 3: Prüfung und Vertrag

Nach der Absichtserklärung kommt die Due Diligence, und zwar gebündelt. Wer die Unterlagen erst dann sucht, verliert Wochen und Verhandlungsposition. In dieser Phase entscheidet sich außerdem, wie lange Sie nach dem Stichtag noch im Haus sind und mit welchen Befugnissen.

• Rückfragen aus der Prüfung in einer Liste führen, statt sie einzeln per Mail zu beantworten.
• Kaufvertrag verhandeln: Preis, Zahlungsweise, Garantien, Haftungsgrenzen, Wettbewerbsverbot.
• Finanzierung des Käufers realistisch prüfen lassen. Eine Zusage ist noch kein Geld.
• Rolle in der Übergangsphase schriftlich festhalten, inklusive Enddatum.

Monat 3 bis 1: Menschen informieren

Der Zeitpunkt ist heikel. Zu früh entsteht Unruhe, zu spät entsteht Misstrauen. Bewährt hat sich: erst Schlüsselpersonen, dann Belegschaft, dann Kunden und Lieferanten, alles innerhalb weniger Tage und persönlich. Eine Rundmail am Freitagnachmittag ist der sicherste Weg, Gerüchte zu erzeugen.

• Betriebsübergang nach Paragraf 613a BGB rechtzeitig und schriftlich mitteilen.
• Wichtige Kunden gemeinsam mit dem Nachfolger besuchen.
• Banken, Versicherungen und Vermieter über den Wechsel informieren.

Der letzte Monat: Zugänge und Wissen

Was jetzt fehlt, fällt am ersten Montag nach der Übergabe auf. Passwörter, Wartungsverträge, die Nummer des Technikers, der die alte Anlage kennt, die Absprache mit dem Lieferanten, die nie in einem Vertrag stand.

• Handelsregister, Gewerbeamt und Kammern aktualisieren.
• Bankvollmachten, Zahlungsverkehr und Lastschriften umstellen.
• Software, Server, Domain und E-Mail geordnet übergeben, nicht per Zettel.
• Undokumentiertes Wissen festhalten, solange Sie noch täglich im Haus sind.

Genau dieser letzte Punkt ist der, den Inhaber unterschätzen. Warum das so ist, beschreibt der Beitrag zum Wissenstransfer im Mittelstand. Wie Legavio die Fragen dafür strukturiert stellt, zeigt die Seite Funktionen, und was das kostet, steht unter Preise.

Diese Checkliste ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Sie soll verhindern, dass etwas erst am Stichtag auffällt.