Checkliste Unternehmensnachfolge: was Sie wann klären sollten

Drei bis fünf Jahre vorher

Klingt weit weg. Ist es nicht. In dieser Phase geht es noch nicht um Verträge, sondern um zwei ehrliche Fragen: Wann wollen Sie aufhören, und was soll aus dem Betrieb werden. Wer das für sich beantwortet hat, trifft ab da andere Entscheidungen, bei Investitionen, bei Personal, bei langfristigen Verträgen.

• Persönlichen Zeitpunkt festlegen, auch wenn er sich später verschiebt.
• Nachfolgeoption sortieren: Familie, Mitarbeitende, externer Käufer, Beteiligung.
• Prüfen, wie abhängig der Betrieb von Ihnen persönlich ist. Was passiert, wenn Sie sechs Wochen ausfallen.
• Erstes Gespräch mit der Steuerberatung, allein wegen der Fristen bei steuerlichen Gestaltungen.
• Mit der Dokumentation beginnen. Das ist der Teil, der am längsten dauert und am liebsten aufgeschoben wird.

Zwei Jahre vorher

Jetzt wird es konkret. Der Betrieb sollte sich in Zahlen und Unterlagen so darstellen lassen, dass ein Außenstehender ihn versteht.

• Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre bereitlegen, inklusive Erläuterungen zu Ausreißern.
• Private und betriebliche Sphäre trennen: Fahrzeuge, Immobilien, Versicherungen, Darlehen.
• Verträge sichten. Miete, Leasing, Rahmenverträge, Lizenzen. Was hängt an Ihrer Person, was ist übertragbar.
• Schutzrechte, Marken, Konzessionen und Zertifizierungen prüfen. Laufen sie weiter, wenn Sie gehen.
• Schlüsselpersonen im Betrieb identifizieren und binden. Ein Käufer schaut genau darauf.
• Eine erste Wertvorstellung entwickeln, mit Beratung, nicht aus dem Bauch.

Ein Jahr vorher

Die Suche beginnt, oder die interne Lösung wird ausgearbeitet. Parallel läuft die Dokumentation weiter, denn genau jetzt fallen die Fragen an, die niemand beantworten kann.

• Unternehmensprofil erstellen, anonymisiert, für Erstgespräche.
• Käufer oder Nachfolger ansprechen: eigenes Netzwerk, Kammern, Nachfolgebörsen, M&A-Beratung.
• Vertraulichkeitsvereinbarungen vorbereiten, bevor Zahlen das Haus verlassen.
• Datenraum aufbauen. Wer hier strukturiert vorlegt, verkürzt die Prüfung um Wochen.
• Familie und Mitarbeitende einbinden, in der Reihenfolge, die zu Ihrem Betrieb passt.

Sechs Monate vorher

• Absichtserklärung, dann Due Diligence. Rückfragen kommen gebündelt und schnell.
• Kaufvertrag verhandeln: Kaufpreis, Zahlungsweise, Garantien, Haftung, Wettbewerbsverbot.
• Übergangsphase festlegen. Wie lange bleiben Sie, in welcher Rolle, mit welchen Befugnissen.
• Banken, Versicherungen und wichtige Kunden informieren, abgestimmt und nicht durch Flurfunk.

Die Wochen um den Stichtag

Hier zeigt sich, ob vorgearbeitet wurde. Zugänge, Vollmachten, Unterschriftsberechtigungen, Schlüssel, Passwörter, Wartungsverträge, Notfallnummern. Klingt banal, kostet aber in fast jeder Übergabe Nerven.

• Handelsregister, Gewerbeamt, Kammern und Behörden aktualisieren.
• Bankvollmachten und Zahlungsverkehr umstellen.
• Zugänge zu Software, Server, Domain und E-Mail geordnet übergeben.
• Kunden und Lieferanten persönlich vorstellen. Eine Mail ersetzt kein Gespräch.

Nach der Übergabe

Die meisten Fragen kommen erst danach: Warum bekommt dieser Kunde andere Konditionen. Wer repariert die alte Anlage. Was war mit diesem Lieferanten damals vereinbart. Wenn diese Antworten dokumentiert sind, muss niemand anrufen. Wenn nicht, klingelt Ihr Telefon noch Jahre.

Der Teil, den Software abnimmt

Zeitplan, Verträge und Verhandlung bleiben Handarbeit, mit Beratung. Die Wissensübergabe dagegen lässt sich systematisch angehen. Genau dafür gibt es Legavio: Luca fragt entlang von neun Bereichen nach, ordnet die Antworten und verknüpft Unterlagen. Wie das abläuft, steht unter Funktionen. Warum das oft der schwierigste Teil ist, lesen Sie im Beitrag zum Wissenstransfer im Mittelstand.

Dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Er soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen früh genug zu stellen.